- יש לכם מחשב בעבודה?
- אתם מקבלים או שולחים מיילים?
- עובדים בארגון גדול?
אם עניתם בחיוב על אחת מהשאלות האלו....
אז אני מנחש שאתם בבעיה... בעיה גדולה!
תוצאות מחקר שהמצאתי ממש עכשיו מראות שמי שעובד בארגון גדול מקבל כמה עשרות מיילים ביום (אם לא יותר!)
ויש כאלה שבלי להגזים מקבלים כמה עשרות בשעה! (השקת מערכת, מכתבי תודה, עזיבה ועוד... ועוד... ועוד.....)
אני מוצא את עצמי לא אחת טובע "במבול של מיילים", מנסה להבין מה חשוב ומי אומר מה.
בעיניי, זה מעיק במקצת ולפעמים אף ממש מפריע לעבודה.
(צילום מסך: מהבוקר הגיעו 197 מיילים שבכלל לא מיועדים אליי! לא קצת מוגזם?!)
אז החלטתי לשים לזה סוף!....
ולסנן את המיילים בצורה קצת יותר אסרטיבית.
השיטה המקורית כאן לפניכם. :-)
העיקרון
- לקרוא רק מיילים שמכותבים ישירות אליכם (כאלה שהשם שלכם מופיע בשדה TO. נשמע הגיוני, לא?)
- כל שאר המיילים עוברים אוטומטית לתיקייה צדדית
- פעם ביומיים-שלושה לעבור בריפרוף על המיילים שהצטברו שם (זהירות! יהיה שם הרבה זבל)
- אחר כך..... מוחקים!
כדי לא לפספס מיילים חשובים
- מיילים שמסומנים בחשיבות גבוהה (!) לא עוברים לתיקייה צדדית
- מיילים מאנשים מסויימים (מהמנהל/ת שלכם ,לדוגמא) לא עוברים לתיקייה צדדית
תכל'ס, מה צריך לעשות?
- פותחים תיקייה ב - outlook שאליה יועברו המיילים החשובים פחות (אפשר גם בתוכנות אחרות)
- מגדירים חוק (rule) שיעביר לשם כל מייל שנכנס למעט מיילים שנשלחו ישירות אליכם
(צילום מסך: הגדרת חוק ב - outlook. לא עניין מסובך!)
ו.... זהו!
הסוף לחגיגת המיילים על חשבון הזמן היקר שלכם.
אני מציע לכם בחום להתגבר על הפחד שמא תפספסו מיילים.
סביר להניח שאף אדם לא יקפח את חייו אם לא תפתחו את הדואר האלקטרוני שלו
ואם בכל זאת אתם חוששים, אפשר לנסות את השיטה באופן מבוקר.
קחו לעצמכם שבוע ותגלו כמה דברים לא חשובים (בלשון המעטה) עוברים בתיבת המייל שלכם.
אגב.... יש לזה שם מקצועי.... "דואר זבל ארגוני!" או פשוט "דואר זבל!"
אם בא לכם, דווחו בהזדמנות מה היו התוצאות.
בהצלחה!
איציק
:-)
